Política de Privacidad

1. Introducción

La presente Política de Privacidad describe cómo RIDEPRO (en adelante, "la Plataforma"), desarrollada y operada por RIDEPRO S.A.S., recopila, utiliza, almacena y protege la información personal de los usuarios que acceden a sus aplicaciones móviles (Android e iOS) y plataforma web.

RIDEPRO es una plataforma tecnológica de gestión inteligente de flotas que presta servicios a diversas empresas y organizaciones (en adelante, "Clientes Corporativos"). Los usuarios finales — conductores, supervisores de flota y administradores — acceden a la Plataforma en el marco de la relación contractual entre RIDEPRO y su respectivo Cliente Corporativo.

Al utilizar la Plataforma, usted acepta las prácticas descritas en esta política. Si no está de acuerdo con alguno de estos términos, le solicitamos no utilizar la Plataforma.

2. Modelo de Servicio y Acuerdos con Clientes

Con cada Cliente Corporativo, RIDEPRO celebra acuerdos específicos de tratamiento de datos que establecen:

• Alcance del tratamiento: Los tipos de datos personales a procesar y las finalidades específicas según la operación del cliente.
• Roles y responsabilidades: RIDEPRO actúa como Encargado del Tratamiento de los datos, mientras que el Cliente Corporativo es el Responsable del Tratamiento ante sus empleados y conductores.
• Medidas de seguridad: Protocolos técnicos y organizativos adicionales que puedan requerirse según la industria o normativa del cliente.
• Retención y eliminación: Políticas específicas de conservación y borrado de datos al finalizar la relación contractual.
• Confidencialidad: Cláusulas de no divulgación y aislamiento total de datos entre clientes diferentes de la Plataforma.

Los usuarios que deseen conocer los términos específicos del acuerdo de tratamiento de datos aplicable a su organización pueden solicitarlo a través de su empleador o Cliente Corporativo.

3. Responsable del Tratamiento de Datos

RIDEPRO S.A.S. actúa como Encargado del Tratamiento de los datos personales recopilados a través de la Plataforma, conforme a los acuerdos establecidos con cada Cliente Corporativo.

El Cliente Corporativo (la empresa para la cual usted presta servicios como conductor o trabaja como supervisor/administrador) es el Responsable del Tratamiento de sus datos personales. Para consultas específicas sobre el tratamiento de sus datos, puede dirigirse tanto a RIDEPRO como a su empleador.

4. Información que Recopilamos

4.1 Información proporcionada por el usuario

• Nombre completo, número de identificación, correo electrónico
• Número de teléfono y datos de contacto
• Fotografía de perfil y documentos de habilitación
• Información del vehículo asignado (placa, modelo, tipo)
• Credenciales de acceso (correo y contraseña cifrada)
• Área operativa, unidad de negocio y ciudad asignada

4.2 Información recopilada automáticamente

• Datos de uso de la aplicación: Información sobre cómo interactúa con la Plataforma, tiempos de sesión y preferencias de configuración.
• Información del dispositivo y diagnósticos: Modelo del dispositivo, versión del sistema operativo, versión de la aplicación instalada, datos de rendimiento y registros de fallos (crash reports) recopilados de forma anónima para garantizar la estabilidad, mejorar el rendimiento de la aplicación y para fines de soporte técnico.

4.3 Cámara y fotografías

4.4 Ubicación (GPS) — Solo en primer plano

5. Verificación Documental y Datos de Tránsito

5.1 Proceso de obtención

RIDEPRO presta a sus Clientes Corporativos un servicio profesional de evaluación práctica de conductas de manejo con instructores certificados. En el marco de este servicio — utilizado frecuentemente como parte del proceso de selección de conductores para diversas empresas — se realiza una verificación documental del postulante o conductor activo, la cual incluye la consulta de información en plataformas oficiales de tránsito y transporte.

Antes de iniciar este proceso, el conductor autoriza de forma expresa la consulta de su información en dichas plataformas, conforme a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y la normativa colombiana de habeas data. Esta autorización consta en el formulario de consentimiento firmado (físico o digital) al inicio de la evaluación práctica o del proceso de vinculación.

5.2 Datos de tránsito consultados

Con la autorización del conductor, RIDEPRO consulta y registra la siguiente información:

5.3 Finalidad del tratamiento de estos datos

La información de documentos de tránsito se utiliza dentro de la Plataforma para:

• Generar un informe de habilitación: Como parte del proceso de selección y habilitación de conductores, RIDEPRO genera un informe integral para el Cliente Corporativo que incluye la evaluación práctica de manejo y la verificación documental.
• Control y seguimiento documental: Una vez el conductor está activo en la Plataforma, esta información se mantiene actualizada para crear un panel de control que le permite al conductor y a su supervisor monitorear el estado de sus documentos.
• Prevención de infracciones y multas: La Plataforma notifica oportunamente al conductor cuando un documento está próximo a vencer o ya se encuentra vencido, ayudándolo a evitar sanciones.
• Restricción de circulación (Pico y Placa): La Plataforma calcula de forma local — a partir de la placa del vehículo asignado y las reglas vigentes de cada municipio — si el vehículo tiene restricción de circulación en el día actual. Este cálculo no involucra consultas a servicios externos.
• Estimación de costos de renovación: La sección de presupuesto muestra tarifas estimadas de renovación de SOAT, RTM y licencia, calculadas con base en tablas de tarifas públicas de referencia.

5.4 Fuentes de información y responsabilidad

La información de documentos de tránsito mostrada en la Plataforma proviene de consultas realizadas por personal autorizado de RIDEPRO en las siguientes fuentes oficiales:

• RUNT (Registro Único Nacional de Tránsito) — www.runt.gov.co
• SIMIT (Sistema Integrado de Información sobre Multas y Sanciones por Infracciones de Tránsito)
• Fasecolda — Para información de tarifas SOAT
• MinTransporte — Para normativa de RTM y licencias

RIDEPRO no es propietario ni administrador de estas bases de datos. La información se consulta con la autorización del titular y se registra en la Plataforma para los fines descritos. La veracidad y actualización de la información en las fuentes oficiales es responsabilidad de las entidades gubernamentales correspondientes. RIDEPRO se compromete a mantener la información lo más actualizada posible mediante consultas periódicas autorizadas.

6. Permisos de la Aplicación

La aplicación móvil solicita los siguientes permisos del dispositivo, cada uno con un propósito específico y legítimo:

7. Uso de la Información

Utilizamos la información recopilada para los siguientes fines:

• Gestión de habilitaciones, certificaciones y documentación de conductores
• Verificación documental de tránsito (SOAT, RTM, licencia, comparendos) con autorización del titular
• Seguimiento y control del estado de documentos del conductor para prevenir multas e infracciones
• Cálculo de restricciones de circulación (Pico y Placa) según normativa municipal vigente
• Comunicación de alertas, notificaciones y mensajes operativos
• Interacción con el asistente virtual para consultas operativas
• Generación de reportes e informes de habilitación para el Cliente Corporativo
• Cumplimiento de normativas de seguridad vial y regulaciones aplicables
• Mejora continua de los algoritmos y funcionalidades de la Plataforma

8. Almacenamiento y Seguridad de los Datos

Los datos personales son almacenados en servidores seguros de Google Cloud Platform, los cuales cumplen con estándares internacionales de seguridad de la información (SOC 1/2/3, ISO 27001), incluyendo:

• Cifrado en tránsito (TLS/SSL) y en reposo (AES-256)
• Control de acceso basado en roles con reglas de seguridad granulares
• Autenticación segura con múltiples factores
• Verificación de integridad de la aplicación (App Check / Play Integrity)
• Ofuscación del código fuente en compilaciones de producción
• Claves de API protegidas y no expuestas en el código distribuido
• Aislamiento lógico de datos entre diferentes Clientes Corporativos
• Monitoreo continuo de accesos y auditoría de operaciones sensibles

9. Compartición de Datos

No vendemos, alquilamos ni comercializamos los datos personales de nuestros usuarios. La información puede ser compartida únicamente en los siguientes casos:

• Cliente Corporativo del usuario: Los datos de habilitaciones, certificaciones y uso de la plataforma son accesibles exclusivamente para el personal autorizado de la organización a la que pertenece el usuario.
• Supervisores y administradores de flota: Personal autorizado dentro de la misma organización del usuario, según los permisos definidos por el Cliente Corporativo.
• Proveedores de infraestructura tecnológica: Google Cloud Platform como sub-encargado de tratamiento, incluyendo los servicios de Firebase Authentication, Firestore, Firebase Storage, Firebase Analytics (métricas de uso anónimas), Firebase Cloud Messaging (tokens de notificación push), Google Maps Platform, y Google Gemini AI (asistente virtual). Todos operan bajo acuerdos de procesamiento de datos y sus propias políticas de privacidad certificadas.
• Servicios de Terceros (YouTube): La sección de capacitación (Academy) utiliza el reproductor de YouTube para mostrar videos educativos. Al interactuar con estos videos, el usuario también está sujeto a la Política de Privacidad de Google/YouTube.
• Fuentes oficiales de tránsito: RIDEPRO consulta información en plataformas del RUNT, SIMIT y Fasecolda con la autorización previa del conductor, como se describe en la Sección 5. No se comparten datos del conductor hacia estas plataformas; únicamente se consulta información pública del titular autorizado.
• Autoridades competentes: Cuando sea requerido por ley, orden judicial o requerimiento de autoridad competente en la jurisdicción aplicable.

10. Retención de Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fueron recopilados y conforme a lo establecido en el acuerdo de tratamiento con cada Cliente Corporativo.

Como criterios generales:

• Durante la relación activa: Los datos se mantienen mientras exista una relación laboral o contractual vigente entre el usuario y su Cliente Corporativo.
• Fotografías de inspección: Las imágenes de odómetro, novedades y documentos se conservan por un período máximo de 24 meses tras su captura, salvo requerimiento legal que obligue a un plazo mayor.
• Datos de ubicación: Las coordenadas capturadas durante la inspección o cierre de mantenimiento se conservan asociadas al reporte correspondiente durante la vigencia de la relación contractual.
• Tokens de notificación (FCM): Se actualizan automáticamente y se eliminan al desinstalar la aplicación o eliminar la cuenta.
• Post-finalización: Los datos podrán conservarse por el período mínimo exigido por la legislación aplicable o el acuerdo con el Cliente Corporativo.
• Eliminación: Una vez cumplidos los plazos legales y contractuales, los datos serán eliminados de forma segura e irreversible.

11. Eliminación de Cuenta y Datos

Los usuarios tienen derecho a solicitar la eliminación de su cuenta y los datos asociados. La aplicación RidePro Habilitador ofrece los siguientes mecanismos:

Desde la aplicación móvil

Por correo electrónico

Si no puedes acceder a la aplicación, envía tu solicitud directamente a skrubio@ridepro.co con el asunto "Solicitud Eliminación de Cuenta" e indica el correo electrónico asociado a tu cuenta.

Datos que se eliminan vs. datos que se conservan

12. Derechos del Usuario

De conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo pero no limitado a la Ley 1581 de 2012 (Colombia), el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y demás normativas locales según la jurisdicción del usuario, usted tiene derecho a:

• Acceso: Conocer los datos personales que mantenemos sobre usted y la finalidad de su tratamiento.
• Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines establecidos.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
• Revocación: Revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos en cualquier momento.
• Portabilidad: Solicitar una copia de sus datos en formato estructurado y de uso común.

Para ejercer estos derechos, puede comunicarse directamente con RIDEPRO a través de los canales indicados en la sección de Contacto, o a través de su Cliente Corporativo (empleador), quien canalizará la solicitud conforme al acuerdo de tratamiento vigente.

13. Transferencias Internacionales de Datos

Los datos pueden ser procesados en servidores ubicados en diferentes países donde Google Cloud Platform opera sus centros de datos. RIDEPRO garantiza que cualquier transferencia internacional de datos se realiza bajo mecanismos de protección adecuados, incluyendo cláusulas contractuales tipo y certificaciones de cumplimiento de los proveedores de infraestructura.

14. Menores de Edad

La Plataforma no está dirigida a menores de edad. No recopilamos intencionalmente información personal de personas menores de 18 años. El uso de la Plataforma está restringido a conductores habilitados, supervisores y personal autorizado que sean mayores de edad.

15. Cookies y Tecnologías de Seguimiento Web

La plataforma web de RIDEPRO (ridepro.co) utiliza cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la sesión de usuario (autenticación con Firebase). No se utilizan cookies de terceros con fines publicitarios ni de seguimiento comportamental.

• Cookies de sesión: Se utilizan para mantener la sesión autenticada del usuario en el panel web. Se eliminan al cerrar sesión.
• Firebase Analytics (web): Recopila métricas de uso anónimas (páginas visitadas, tiempo de sesión) para mejorar la experiencia de usuario. No se asocian a datos personales identificables.

Las aplicaciones móviles (iOS y Android) no utilizan cookies. La persistencia de sesión se gestiona mediante Firebase Authentication de forma nativa.

16. Cambios en esta Política

Nos reservamos el derecho de actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio significativo será notificado a los Clientes Corporativos y, cuando sea posible, directamente a los usuarios a través de la Plataforma. La fecha de última actualización se indicará en la parte superior del documento.

17. Contacto